Sebagaimana Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 108 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur dan Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor 188/48/KPTS/013/2022 tentang Tugas Dan Fungsi Kelompok Substansi Dan Kelompok Sub-Substansi Serta Tugas Koordinator Dan Sub-Koordinator Di Lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.
Tugas Pokok dan Fungsi Biro Organisasi
Biro Organisasi mempunyai tugas membantu Asisten Administrasi Umum dalam menyiapkan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, dan memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kelembagaan dan analisis jabatan, reformasi birokrasi dan akuntabilitas kinerja dan tata laksana.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Biro Organisasi mempunyai fungsi :
- penyiapan perumusan kebijakan daerah di bidang kelembagaan dan analisis jabatan, reformasi birokrasi dan akuntabilitas kinerja dan tata laksana;
- penyiapan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah di bidang kelembagaan dan analisis jabatan, reformasi birokrasi dan akuntabilitas kinerja dan tata laksana;
- penyiapan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah di bidang kelembagaan dan analisis jabatan, reformasi birokrasi dan akuntabilitas kinerja dan tata laksana;
- penyiapan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kelembagaan dan analisis jabatan, reformasi birokrasi dan akuntabilitas kinerja dan tata laksana; dan
- pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum.
Susunan Organisasi Biro Organisasi terdiri atas 3 (tiga) Bagian yaitu :
- Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan, terdiri atas Kelompok Jabatan Fungsional;
- Bagian Reformasi Birokrasi dan Akuntabilitas Kinerja, terdiri atas Kelompok Jabatan Fungsional; dan
- Bagian Tata Laksana, terdiri atas:
- Subbagian Umum dan Kepegawaian.
- Kelompok Jabatan Fungsional.
Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, dan melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kelembagaan Provinsi, kelembagaan Kabupaten/Kota dan analisis jabatan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan mempunyai fungsi :
- penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah di bidang kelembagaan Provinsi, kelembagaan Kabupaten/Kota dan analisis jabatan;
- penyiapan bahan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah di bidang kelembagaan Provinsi, kelembagaan Kabupaten/Kota dan analisis jabatan;
- penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah di bidang kelembagaan Provinsi, kelembagaan Kabupaten/Kota dan analisis jabatan;
- penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kelembagaan Provinsi, kelembagaan Kabupaten/Kota dan analisis jabatan; dan
- pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Biro.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan mengoordinasikan kelompok sub-substansi yang terdiri atas :
- Kelompok sub-substansi Pembinaan dan Pengendalian Kelembagaan Kabupaten/Kota mempunyai tugas :
- menyiapkan bahan analisis di bidang kelembagaan, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota;
- menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang kelembagaan, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota;
- menyiapkan bahan petunjuk pelaksanaan di bidang kelembagaan, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota;
- menyiapkan bahan koordinasi, pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang kelembagaan, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota;
- melaksanakan fasilitasi, pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang kelembagaan, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota;
- menyiapkan fasilitasi Sekretariat Komisariat Wilayah Forum Sekretaris Daerah Seluruh Indonesia (Komwil Forsesdasi) Provinsi; dan
- melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
- Kelompok sub-substansi Kelembagaan Perangkat Daerah, mempunyai tugas :
- menyiapkan bahan analisis di bidang kelembagaan, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah;
- menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang kelembagaan, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah;
- menyiapkan bahan petunjuk pelaksanaan di bidang kelembagaan, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah;
- menyiapkan bahan koordinasi, pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang kelembagaan, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah; dan
- melaksanakan fasilitasi, pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang kelembagaan, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah; dan
- melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh Kepala Bagian.
- Kelompok sub-substansi Analisis dan Formasi Jabatan, mempunyai tugas :
- menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan;
- menyiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan;
- fasilitasi penyusunan analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan;
- membina dan mengendalikan penyusunan analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan Kabupaten/Kota; dan
- melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh Kepala Bagian.
Bagian Reformasi Birokrasi dan Akuntabilitas Kinerja
Bagian Reformasi Birokrasi dan Akuntabilitas Kinerja mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, dan melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang reformasi birokrasi, akuntabilitas kinerja dan budaya kerja.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Reformasi Birokrasi dan Akuntabilitas Kinerja mempunyai fungsi :
- penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah di bidang reformasi birokrasi, akuntabilitas kinerja dan budaya kerja;
- penyiapan bahan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah di bidang reformasi birokrasi, akuntabilitas kinerja dan budaya kerja;
- penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah di bidang reformasi birokrasi, akuntabilitas kinerja dan budaya kerja;
- penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang reformasi, akuntabilitas kinerja dan budaya kerja; dan
- pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Biro yang berkaitan dengan tugasnya.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, Bagian Reformasi Birokrasi dan Akuntabilitas Kinerja mengoordinasikan kelompok sub-substansi yang terdiri atas :
- Kelompok sub-substansi Percepatan Reformasi Birokrasi mempunyai tugas :
- mengkaji dan menganalisis di bidang percepatan reformasi birokrasi;
- menyusun petunjuk teknis di bidang percepatan reformasi birokrasi;
- melaksanakan koordinasi dan fasilitasi percepatan reformasi birokrasi Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota;
- melaksanakan koordinasi dan fasilitasi pembangunan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas Korupsi (WBBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM) Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota;
- melaksanakan monitoring dan evaluasi percepatan reformasi birokrasi Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota;
- menyusun laporan pelaksanaan percepatan reformasi birokrasi Pemerintah Provinsi; dan
- melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
- Kelompok sub-substansi Akuntabilitas Kinerja, mempunyai tugas :
- mengkaji dan menganalisis di bidang akuntabilitas kinerja;
- menyusun petunjuk teknis pelaksanaan di bidang akuntabilitas kinerja;
- melaksanakan koordinasi dan fasilitasi akuntabilitas kinerja Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota;
- melaksanakan monitoring dan evaluasi implementasi Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Provinsi dan Kabupaten/Kota;
- menyusun laporan kinerja instansi Pemerintah Provinsi; dan
- melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh Kepala Bagian.
- Kelompok sub-substansi Budaya Kerja, mempunyai tugas :
- mengkaji dan menganalisis di bidang budaya kerja;
- menyusun petunjuk teknis pelaksanaan di bidang budaya kerja;
- melaksanakan koordinasi dan fasilitasi di bidang budaya kerja Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota;
- melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan budaya kerja Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota; dan
- melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh Kepala Bagian.
Bagian Tata Laksana
Bagian Tata Laksana mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, dan melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang tata usaha, tata laksana pemerintahan dan pelayanan publik.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Tata Laksana memiliki fungsi :
- penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah di bidang tata usaha, tata laksana pemerintahan dan pelayanan publik;
- penyiapan bahan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah di bidang tata usaha, tata laksana pemerintahan dan pelayanan publik;
- penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah di bidang tata usaha, tata laksana pemerintahan dan pelayanan publik;
- penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang tata usaha, tata laksana pemerintahan dan pelayanan publik; dan
- pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Biro.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, Bagian Tata Laksana mengoordinasikan kelompok subsubstansi yang terdiri atas :
- Kelompok sub-substansi Tata Laksana Pemerintahan mempunyai tugas :
- menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang tata laksanan pemerintahan;
- menyiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan bidang tata laksanan pemerintahan;
- menyiapkan bahan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP), pedoman tata naskah dinas, pedoman pakaian dinas, standarisasi sarana dan prasarana dinas, proses bisnis dan tata hubungan kerja;
- menyiapkan bahan fasilitasi forum komunikasi pendayagunaan aparatur negara dan daerah;
- melaksanakan fasilitasi forum komunikasi pendayagunaan aparatur negara dan daerah; dan
- melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang.
- Kelompok sub-substansi Tata Laksana Pelayanan Publik, mempunyai tugas :
- menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang pelayanan publik;
- menyiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan standar pelayanan internal dan pelayanan publik;
- menyiapkan bahan pemantauan dan pelaporan di bidang pelayanan publik;
- mengkaji dan menganalisis pelaksanaan pelayanan publik;
- mengelola pengaduan pelayanan publik untuk diproses lebih lanjut;
- menyusun standar pelayanan internal dan pelayanan publik; dan
- melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh Koordinator.
- Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, mempunyai tugas :
- melaksanakan pelayanan administrasi kepegawaian lingkup Biro;
- melaksanakan pelayanan administrasi keuangan meliputi penganggaran, penatausahaan, serta pengelolaan sistem akuntansi dan pelaporan;
- melaksanakan pelayanan administrasi umum meliputi ketatausahaan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang/aset, kehumasan, pengelolaan dan pelayanan sistem informasi, serta pengelolaan perpustakaan dan kearsipan;
- melaksanakan pengkajian bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan;
- melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perundang-undangan lingkup Biro;
- melaksanakan pengumpulan dan pengolahan bahan Rencana Strategi, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Kerja dan Anggaran, Dokumen Pelaksanaan Anggaran, Penetapan Kinerja, Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggungjawaban, dan Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah lingkup Biro;
- melaksanakan pengolahan bahan tindak lanjut laporan hasil pemeriksaan lingkup Biro;
- melaksanakan perencanaan pemeliharaan perlengkapan Biro;
- melaksanakan perencanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan;
- melaksanakan pembinaan pegawai Aparatur Sipil Negara; dan
- melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
