Selayang Pandang


Sebagaimana Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 58 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur

 

Tugas Pokok dan Fungsi Biro Organisasi

Biro Organisasi mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi dan sumberdaya di bidang kelembagaan, tatalaksana, analisis jabatan dan kepegawaian, administrasi pelayanan publik serta peningkatan kinerja organisasi.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Biro Organisasi mempunyai fungsi :

  1. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijakan di bidang organisasi, analisis jabatan dan kepegawaian, pelayanan publik serta peningkatan kinerja organisasi;
  2. Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan program kegiatan serta petunjuk teknis pelaksanaan di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, analisis jabatan dan kepegawaian, pelayanan publik serta peningkatan kinerja organisasi;
  3. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan di bidang kelembagaan, ketatatalaksanaan, analisis jabatan dan kepegawaian, pelayananan publik serta peningkatan kinerja organisasi;
  4. Pelaksanaan pembinaan teknis, administrasi serta sumber daya di bidang kelembagaan, ketatatalaksanaan, analisis jabatan dan kepegawaian, pelayananan publik serta peningkatan kinerja organisasi;
  5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Daerah.
 

Susuran Organisasi Biro Organisasi terdiri atas 3 (tiga) Bagian yaitu :

  1. Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan;
  2. Bagian Pengembangan Kinerja dan Kepegawaian Setda;
  3. Bagian Tatalaksana;
 

Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan mempunyai tugas melaksanakan Koordinasi, pembinaan dan penyiapan petunjuk pelaksanaan analisis organisais, peningkatan kapasitas kelembagaan dan evaluasi kelembagaan, penyusunan analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi beban kerja serta mengkoordinasikan penyusunan standar kompetensi manajerial dan standar kompetensi teknis.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan mempunyai fungsi :

  1. Pelaksanaan koordinasi analisis organisasi, peningkatan kapasitas kelembagaan Perangkat Daerah, penyususnan analisis jabatan, formasi jabatan dan standar kompetensi jabatan;
  2. Pelaksanaan penyusunan program dan petunjuk pelaksanaan analisis organisasi, peningkatan kapasitas kelembagaan perangkat daerah, analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan;
  3. Pelaksanaan analisisorganisasi dan peningkatan kapasitas kelembagaan Perangkat Daerah;
  4. Pelaksanaan pembinaan, fasilitasi penyusunan analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan;
  5. Mengkoordinasikan penyususnan petunjuk pelaksanaan sandar kompetensi manajerial dan standar kompetensi teknis;
  6. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kelembagaan Perangkat Daerah, penyususnan analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan;
  7. Pelaksanaan penyusunan laporan hasil analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan; dan
  8. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala biro.

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana, Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan terdiri atas 3 (tiga) Sub Bagian, yaitu:

  1. Sub Bagian Analisis Organisasi, mempunyai tugas:
    1. Menyiapkan bahan analisis data di bidang kelembagaan;
    2. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang analisis organisasi Perangkat Daereah;
    3. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan di bidang analisis organisasiPerangkat Daereah;
    4. Menyiapkan bahan pelaksanaan analisis organisasi Perangkat Daereah;
    5. Menyiapkan bahan pemantauan dan pelaporan di bidang analisis Perangkat Daereah; dan
    6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
  1. Sub Bagian Peningkatan Kapasitas Kelembagaan, mempunyai tugas:
    1. Menyiapkan bahan analisis data di bidang peningkatankapasitas kelembagaan Perangkat Daerah;
    2. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang peningkatan kapasitas kelembagaan Perangkat Daereah;
    3. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan dibidang peningkatan kapasitas kelembagaan Perangkat Daereah;
    4. Menyiapkan bahan pelaksanaan peningkatan kapasitas kelembagaan Perangkat Daereah;
    5. Menyiapkan bahan pemantauan dan pelaporan di bidang peningkatan kapasitas kelembagaan Perangkat Daereah; dan
    6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
  1. Sub Bagian Monitoring dan Evaluasi Kelembagaan, mempunyai tugas:
    1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan serta mengkoordinasikan perumusan kebijakan standar kompetensi manajerial dan standar kompetensi teknis;
    2. Menyiapkan program pelaksanaan analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan dalam rangka penyususnan formasi jabatan, peta jabatan dan nilai jabatan;
    3. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan analisis jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan;
    4. Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan petunjuk pelaksanaan standar kompetensi manajerial dan standar kompetensi teknis; dan
    5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
 

Bagian Pengembangan Kinerja dan Kepegawaian Setda

Bagian Pengembangan Kinerja dan kepegawaian Setda mempunyai tugas menyiapkan koordinasi dan petunjuk pelaksanaan peningkatan kinerja aparatur, akuntabilitas kinerja, koordinasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi dan pelaksanaan Zona Integritas serta pengelolaan kepegawaian sekretariat daerah.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bagian Pengembangan Kinerja dan kepegawaian Setda mempunyai fungsi :

  1. Pengoordinasian perumusan kebijakan di bidang peningkatan kinerja aparatur, akuntabilitas kinerja dan pengelolaan kepegawaian Sekretasiat Daerah;
  2. Penyusunan program dan petunjuk pelaksanaan di bidang peningkatan kinerja aparatur, akuntabilitas kinerja dan monitoring/evaluasi kinerja;
  3. Pelaksanaan koordinasi program peningkatan kinerja aparatur, akuntabilitas kinerja dan monitoring/evaluasi pengembangan kinerja;
  4. Pelaksanaan koordinasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi dan Zona Integritas;
  5. Pelaksanaan peningkatan kinerja aparatur, akuntabilitas kinerja, evaluasi akuntabilitas kinerja dan pengelolaan kepegawaian Sekretariat Daerah;
  6. Pengelolaan dan pelayanan administrasi kepegawaian Sekretariat Daerah;
  7. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan peloporan peningkatan kinerja aparatur, akuntabilitas kinerja dan pengelolaan kepegawaian Sekretariat Daerah; dan
  8. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro;

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut, Bagian Pengembangan Kinerja terdiri atas 3 (tiga) Sub Bagian, yaitu :

  1. Sub Bagian Akuntabilitas Kinerja, mempunyai tugas:
    1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang akuntabilitas kinerja;
    2. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan di bidang akuntabilitas kinerja dan Rencana Setrategis Perangkat Daerah;
    3. Menyiapkan bahan Analisis data di bidang akuntabilitas kinerja dan laporan kinerja perangkat daerah;
    4. Menyiapkan bahan penyusunan laporan kinerja Gubernur;
    5. Menyiapkan bahan yang berkaitan dengan program Reformasi Birokrasi dan Zona Integritas;
    6. Menyiapkan bahan penyusunan bahan pembinaan Sistem Kinerja Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota;
    7. Menyiapkan bahan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di bidang akuntabilitas kinerja dan Renstra Perangkat Daerah; dan
    8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
  1. Sub Bagian Peningkatan Kinerja Aparatur, mempunyai tugas:
    1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan peningkatan kinerja aparatur, budaya kinerja dan standar manajemen mutu;
    2. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan di bidang peningkatan kinerja aparatur, budaya kinerja dan standar manajemen mutu;
    3. Menyiapkan bahan analisis data peningkatan kinerja aparatur, budaya kinerja dan standar manajemen mutu;
    4. Menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan peningkatan kinerja aparatur, budaya kinerja dan standar manajemen mutu;
    5. Menyiapkan bahan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan peningkatan kinerja aparatur, budaya kinerja dan standar manajemen mutu; dan
    6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
  2. Sub Bagian Kepegawaian Sekretariat Daerah, mempunyai tugas:
    1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan pengelolaan kepegawaian Sekratariat Daerah;
    2. Menyiapkan bahan penyusunan program pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi penyusunan rencana formasi dan kebutuhan pegawai, usulan kebutuhan diklat struktural/fungsional, usulan jabatan, kenaikan pangkat, pensiun, penataan kebutuhan pegawai Sekretariat Daerah, pembinaan dan kesejahteraan pegawai;
    3. Menyiapkan bahan penyususnan petunjuk pelaksanaan di bidang pengelolaan kepegawaian Sekretariat Daerah;
    4. Menyiapkan bahan pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian dan tata naskah pegawai perorangan;
    5. Menyiapkan kegiatan rutin olahraga senam pagi;
    6. Menyiapkan bahan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pengelolaan kepegawaian Sekretariat Daerah; dan
    7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.
 

Bagian Tata Laksana

Bagian Tata Laksana mempunyai tugas menyiapkan koordinasi, pembinaan dan petunjuk pelaksanaan tata laksana pemerintahan dan pelayanan publik serta tata usaha.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bagian Tata Laksana mempunyai fungsi :

  1. Pengoordinasian penyusunan kebijakan tata laksana pemerintahan dan pelayanan publik;
  2. Pengoordinasian pelaksanaan kabijakan tata laksana pemerintahan dan pelayanan publik serta fasilitasi program pendayagunaan aparatur negara;
  3. Pelaksanaan penyusunan program dan petunjuk pelaksanaan tata laksana pemerintahan dan pelayanan publik serta fasilitasi program pendayagunaan aparatur negara;
  4. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tata laksana pemerintahan dan pelayanan publik serta fasilitasi program pendayagunaan aparatur negara.
  5. Pelaksanaan tata usaha; dan
  6. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro.

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut diatas pada Bagian Tatalaksana terdiri atas 3 (tiga) Sub Bagian, yaitu :

  1. Sub Bagian Tata Laksana Pemerintahan, mempunyai tugas:
    1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang tata laksana pemerintahan;
    2. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan di bidang tata laksana pemerintahan;
    3. Menyiapkan bahan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP), pedoman tata naskah dinas, pakaian dinas dan standarisasi sarana dan prasarana dinas;
    4. Menyiapkan bahan analisis data di bidang tata laksana pemerintahan;
    5. Menyiapkan bahan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang tata laksana pemerintahan;
    6. Melaksanakan tugas-tugas yang lain yang diberikan oleh Kepala Bagian;
  2. Sub Bagian Tata Laksana Pelayanan Publik, mempunyai tugas:
    1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang tata laksana pelayanan dan pengaduan pelayanan publik;
    2. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan di bidang tata laksana pelayanan dan pengaduan pelayanan publik;
    3. Menyiapkan bahan penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM), Standar Pelayanan Publik (SPP), Survey Kepuasan Masyarakat (SKM);
    4. Menyiapkan bahan analisis data di bidang tata laksana pelayanan dan pengaduan pelayanan publik;
    5. Menyiapkan bahan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang tata laksana pelayanan publik; dan
    6. Melaksanakan tugas-tugas lain· yang diberikan oleh Kepala Bagian.
  3. Sub Bagian Tata Usaha Biro, mempunyai tugas:
    1. Menyiapkan bahan penyusunan rencana program, kegiatan dan anggaran;
    2. Menyiapkan bahan pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta menyiapkan bahan rapat Kepala Biro;
    3. Menyiapkan bahan pemeliharaan dan pengkoordinasian arsip/laporan/tindak lanjut hasil pengawasan/data;
    4. Menyiapkan kebutuhan dan pengelolaan sarana dan prasarana termasuk alat tulis serta perlengkapan kantor;
    5. Menyiapkan bahan administrasi dan pengawasan kepegawaian;
    6. Menyiapkan bahan administrasi keuangan yang meliputi akntansi, gaji pegawaiserta hak-hak keuangan lainnya;
    7. Menyiapkan bahan penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan dan laporan kinerja; dan
    8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian;